ТЕОРИЯ и ПРАКТИКА: пример эффективного цикла планирования

• Формирование предварительных заказов. Для отражения предварительных заказов на период, мы используем документ «План продаж». Для снижения трудозатрат они формируются с помощью обработки «Помощник планирования». На картинке показан пример наиболее простого заполнения планов продаж.

• Отправка/получение заказов от клиентов. Для отправки/получения служат 2 обработки. Пользоваться ими достаточно просто, примеры приведены на рисунке. Выгрузка и загрузка производится пакетным образом (по выбранным контрагентам), что позволяет существенно ускорить процесс.

---

После того как мы определились с тем, что мы будем продавать, перед нами встает более сложная проблема – планирование закупок.

Задача № 2 – Планирование закупок

Правильно спланировать закупки – это очень важный момент в жизни компании, т.к. от этого зависят: финансовые средства, наличие товаров на складе в нужный момент и в необходимом количестве, удовлетворенность клиентов и многое другое. 

Для эффективного планирования закупок необходимо проанализировать множество факторов, влияющих на закупки, а также правильно рассчитать количество необходимого товаров к определенной дате потребления.

Рассмотрим на примере один из способов планирования.

Первоначально необходимо определиться с данными, на основании которых будут формироваться планы закупок. Это следующие источники планирования:

• Планы продаж - сформированные планы на период;
• Складские остатки - текущие складские остатки на дату формирования планов;
• Объемы продаж - служат для анализа объема продаж между датой планирования и началом плана;
• Заказы поставщикам - остатки заказов поставщикам на дату формирования планов;
• Заказы покупателей - остатки заказов покупателей на дату формирования планов;
• Аналитические данные – при проверке планов закупок потребуются данные о том, как данная позиция товара продавалась в аналитическом периоде.

В рассматриваемом нами примере предлагаю производить расчет по следующей формуле:

План закупок=Планы продаж-(Складские остатки+Заказы поставщикам-Ожидаемые продажи до начала плана-Заказы покупателей)

Таким образом, нам необходимо запланировать закупку товаров равным плану продаж за вычетом расчетных остатков на дату начала плана. 

---

Личный опыт

Марина (Руководитель отдела закупок): Наша компания производит товары под своим брендом на заводах в различных странах мира. Поэтому нам необходимо составлять планы продаж и закупок на несколько месяцев вперед. Планы закупок мы формируем с учетом прогнозных продаж и расчетных остатков. Правильно и оперативно спланировать нам помогает программа. Мы можем гибко настраивать алгоритм планирования, применяя различные стратегии.

---

Пример работы в программе

План закупок является одним из самых важных компонентом планирования, т.к. в нем особенно высока цена ошибки. Для этого был разработан удобный механизм проверки непосредственно в документе план закупок. Он состоит из нескольких пунктов:

• Настраиваем колонки, которые необходимы для анализа;
• Выбираем стратегии расчета плана закупок;
• После заполнения анализируем данные.

Настройка колонок для анализа

Для примера я выбрал отображение всех стратегий. Но при необходимости настройка позволят добавлять любые стратегии.

Выбор стратегии расчета плана закупок

В помощнике планирования выбираем необходимые нам стратегии. Отдельно хочу обратить внимание, что стратегии, которые нам необходимо использовать со знаком минус, необходимо отметить флагом «Исключать» (Пример стратегия заказы поставщикам). Колонки, которые нам необходимы для анализа, отмечаем флагом информационная колонка (Пример: объем продаж).

Анализ данных

После заполнения документа необходимо проанализировать данные. Как мы видим на рисунке, дерево планирования содержит все необходимые нам данные, что без труда позволяет выполнить проверку, либо анализ и принять управленческое решение. Для удобства работы строки, по которым планируемое количество откорректировано вручную, выделяются серым цветом, что позволяет экономить время при дальнейшей работе.

---

Задача № 3 - Консолидирование

Сформированный план закупок – это неконечная цель нашего планирования, т.к. нам нужно еще учесть ряд факторов, влияющих на заказ и доставку товара. Одними из них являются:

• Место доставки товаров производителем (место консолидации);
• Упаковка поставки;
• Минимальная партия поставки;
• Ограничение на количество позиций, размещаемых в одном заказе.

Для более точного планирования закупок неотъемлемой частью его является распределение товаров по местам консолидации. Например, если вы закупаете товар за рубежом, то ваши поставщики поставляют вам его в определенные порты. Несколько поставщиков могут поставлять товар в один и тот же порт. При планировании вам необходимо учесть транспортные затраты, таможенные пошлины, а также рассчитать количество контейнеров товаров.

Поэтому очень важно распределить товары по местам консолидации, распределить их по контейнерам, учитывая упаковку, минимальные партии, ограничения на количество позиций, и просчитать все затраты на транспортировку. Правильное распределение поможет вам избежать лишних и ненужных затрат.

---

Личный опыт

Марина (руководитель отдела закупок): После того, как мы составили планы закупок и продаж, необходимо распределить заказы по местам консолидации. В нашей практике часто встречаются случаи, когда разные производители доставляют товар в один порт. Плюс к этому встает вопрос приведения к упаковкам поставщика, т.к. математическое округление дает, как правило, неудовлетворительный результат (какие-то позиции могут быть округлены до нуля). Нам необходимо иметь документ, в котором мы можем оперативно принимать решения при приведении заказов к упаковкам и минимальным партиям поставщиков.

---

Пример работы в программе

Для приведения планов к нормам поставщиков служит документа Заказ по месту консолидации.

---

Задача № 4 – Расписание поставок

Просто распределить товары по местам консолидации не достаточно, т.к. разные товары нужны в разное время, а сразу же забивать склад не целесообразно. Для этого необходимо составить оптимальный план календарных поставок товаров с учетом размерных характеристик и выше описанных факторов.

Календарный план поставок необходим для того, чтобы распределить закупки по контейнерам и распланировать их по датам поступления. Это облегчит работу отдела закупок на протяжении запланированного периода, т.к. сроки поставки можно обговорить заранее с поставщиком и менеджерам будет удобнее формировать заказы поставщикам. 

---

Личный опыт

Марина (руководитель отдела закупок): Сформировать расписание поставок товаров очень важная задача, т.к. нужно спланировать так, чтобы товар был в нужно время на складе и в достаточном количестве и ассортименте. Это сложная задача, требующая большого количества трудозатрат, особенно без наличия автоматизированной системы.

---

Пример работы в программе

На примере мы рассмотрим 2 политики распределения поступления товаров:

• Точно к сроку - оптимально к применению к предварительным заказам;
• Равномерно - оптимально применять к данным по планам продаж для небольших объемов продаж.

Принципиально отличие у политик одно: с установленным значением равномерно - плановые данные распределяются на каждый день, точно к сроку - распределение не происходит.

Механизм формирования контейнеров является специфическим, поэтому на нем я остановлюсь подробнее:

• Формируется таблица потребностей в номенклатуре по дням, с учетом установленных политик распределения;
• По каждой дате, начиная с самой ранней, производится перенос номенклатуры из таблицы потребностей по дням в документ расписание поставок.
• Перенос производится количеством кратным минимальной партии и упаковке поставки. Например, если товара «А» заказано по 5 штук на каждый день, а размер минимальной партии 45, то при обработке 1-го числа месяца в контейнер будут разом помещена потребность с 1-го по 9 включительно, в дальнейшем в тот же контейнер будут помещаться данные по каждому дню;
• Заполнение производится до тех пор, пока объем контейнера не заполняется полностью, причем объем укладываемого товара учитывается с процентом, указываемым в месте консолидации;
• При создании следующего контейнера устанавливается самая ранняя дата из потребностей номенклатуры помещаемой в контейнер;
• Предусмотрена возможность ограничения количества номенклатурных позиций по поставщику. Система автоматически учитывает ограничение на количество номенклатурных позиций по контрагентам. Ограничение устанавливается для конкретного контрагента.

Результатом формирования является расписание поставок, которое оптимально отражает календарь поставок товара.

---

Задача № 5 – Финансовое планирование

И наконец, завершающая задача - это финансовое планирование. Оно заключается в составлении платежного календаря компании. 

Формирование платежного календаря поможет вам спланировать на целый период график планируемых платежей.

---

Личный опыт

Владимир (финансовый директор): Для меня очень важно видеть картину наших расходов на полгода и год вперед. Это позволяет спрогнозировать привлечение кредитных ресурсов, прибыль компании, спланировать платежи поставщикам, увидеть и ликвидировать критические ситуации в финансировании.

---

Пример работы в программе 

После всей проделанной работы, это наиболее простая из рассматриваемых нами задач. 

На основании документов Расписание поставок формируются Заказы поставщикам, затем заявки на расходование денежных средств. В результате введенных заявок на расходование денежных средств формируются отчеты, которые помогут сформировать полную картину расходов вашей компании. В дальнейшем необходимо контролировать сроки производства и поставки - для этого тоже существуют механизмы типовых программных продуктах 1С, но о них мы расскажем в следующих статьях. 

---

Итак, мы с вами рассмотрели процесс планирования продаж и закупок на базе отраслевого решения «АНАЛИТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ». Данное решение нацелено на максимальное сокращение трудозатрат пользователей. С помощью него вы сможете в течение небольшого количества времени с минимальными затратами спланировать планы на будущие периоды.

Отраслевое решение "АНАЛИТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ" →

Презентация PDF →